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導入事例

短期間で業務を標準化し、業務効率化を実現!
「xoBlosが無ければ今のようなスピード感はなかった」

  • 食料品、繊維
株式会社さんわコーポレーション 様
#多拠点#基幹システム連携#売上報告#AS400
従業員数:約200名(グループ全体約1,400名)
拠点:本社、北陸プロセスセンター
業種業務:鶏肉加工品の製造・卸販売業務
https://www.sanwa-grp.co.jp/
酒井隆樹 様
インタビュー掲載日:2019年02月06日
POINT
  • 80店舗分で年間7,000時間の工数削減
  • 週末等に行う作業を大幅に削減できたことで、メンバーの心理的負荷を減らすことができた
  • xoBlosによって「Microsoft Excel®活用のみで達成できる業務効率化の限界」を超えた
ゾブロス使用業務
全国約80の店舗(惣菜・精肉店、フードコート、レストラン等)のデータ集計、本社からのデータ分配
課題
  • 各拠点からの報告事項や数字の取りまとめ、本社からのデータ分配に大変な労力
  • 基幹システムとMicrosoft Excel®の二重管理
効果
  • 課題を解決し、年間で7,000時間の工数削減
  • 常態化していたエクセルファイルの作成ルールやメンテナンス方法のブラックボックス化の多くは解決することができた
導入時の状況
  • DBとMicrosoft Excel®を同時に使える別サービスを検討したこともあったが、利用している基幹システムとの連携がうまくいかず仕切り直しをしてxoBlosを導入。
  • 社内で客観的な評価をしてもらうために「SQLを扱う必要がないか」といった約20項目ほどの比較表を作成。
  • トップからの「利用者のスキルを問わず、使いやすいものにしてほしい」という方針に沿った。
メッセージ
  • "xoBlosが無ければ、経営陣が求める会社の変化スピードに業務改革が追い付くことは難しかった。"
  • "率直に、xoBlosは今の自分になくてはならない存在となっています。他にもっと安価なシステムもありますが、xoBlosは買って後悔させない、実力のあるパートナーになり得る存在です。"

INTERVIEW

お困りごと

まずは、xoBlos(ゾブロス)をご導入される以前のお困りごとや課題についてお聞かせください。
酒井様:当社は国内拠点を中心とした6つのグループ会社から成り立っており、全国には約80の店舗(惣菜・精肉店、フードコート、レストラン等)が存在しています。そういった各拠点からの報告事項や数字の取りまとめ、本社からのデータ分配には大変な労力がかかることが課題でした。
可能な範囲で業務の流れを教えていただけますか。
酒井様:まずは基幹システム(AS400)からCSV形式でデータを抽出します。それをMicrosoft Excel®で加工(ピボットテーブルの後、情報を少し加えるといった作業)したものを情報共有のためにグループウェア上にアップロードするというものです。当社の基幹システムがレポート(帳票)に強くないというこですが、実際には20種類の帳票を作成する必要ともあり、このような運用を行っています。言葉にすると簡単そうがあり、先ほどお話しした通り、かなりの労力となっていました。
それ以外にも財務、会計、収支に関わる数字や資料の取りまとめ、いわゆる経営会議資料のようなもの、最後にグループ会社の売上を基幹システムへ入力するといったものがあります。財務、会計のところとグループ会社の売上に関しては、基幹システム(AS400)とMicrosoft Excel®の二重入力(二重管理)になっており、現場からはMicrosoft Excel®を活かした形での改善要望も上がっていました。

システムの選定

それは大変な状況だったかと思います。当時は酒井様ご自身でシステム等を探されていたのでしょうか。
酒井様:自分でも探しましたが、並行してベンダーさんにも相談していました。DBとMicrosoft Excel®を同時に使えるものを紹介してもらったこともありましたが、当社で利用している基幹システムとの連携があまりうまくいかず、仕切り直しをしました。また、先にお話しした「二重入力をやめたい」といった店舗からの要望に応えてくれるものを、と追加リクエストをし、xoBlosが現れました。
社内で客観的な評価をしてもらうために「SQLを扱う必要がないか」といった約20項目ほどの比較表を作成しました。トップからの「利用者のスキルを問わず、使いやすいものにしてほしい」という方針も盛り込みました。

導入決定まで

比較当初のxoBlosの印象や順位など、酒井様のご経験を含めて、率直にお聞きかせください。
酒井様:正直に申し上げますと、最初からxoBlosが一番だったわけではありません。当社は同業種や業態に比べて業務効率化の意識が非常に高く、それぞれの作業スピードも非常に速いと自負しております。ただ、どんなに「使いこなす」ことができても作業工数まで「圧倒的に減らす/短縮する」ということはできませんでした。言い換えれば、Microsoft Excel®だけで行う集計業務処理に限界を感じた、という表現になるでしょうか。
xoBlosによって「Microsoft Excel®活用のみで達成できる業務効率化の限界」を超えたということですか?
酒井様:これまでの実績を見る限り、私自身はそのように自信をもって言うことができます。「毎朝、出社したらすぐ」「土曜日にも」「間違えないか不安を持ちながら」「同じような作業を毎日/毎週」続けていくのは心理的な負担が大きいです。それを最小化することを目指しました。
決して“情報システム管理担当の自己満足”とならないよう、社内プレゼンでもその点をアピールしました。経営陣の判断はいつも驚くほど速く、xoBlosに関しても「必要な投資だ」とすぐにGOサインを出してくれました。

導入決定の背景にあったもの

導入の後押しとなったものはやはり「働き方改革」といった世間の流れもあるのでしょうか。
酒井様:うーん。当社の場合はプロジェクトとかそういったものではなく、常に改善に必要な変化を続けてきたので、それが大きなポイントだったと思います。 これまでの歴史の中でそういった風土が醸成されてきたのだと、私自身が転職してきた時に感じました。入社した際に「これまでのキャリアや経験を生かして業務改善も頑張りたい」とトップに伝えると「これでやっとITに投資ができる!是非よろしく頼む!」と言ってもらえたのをよく覚えています。

導入後の変化と成果

変化を恐れず改善を積み重ねてきたからこそ今があるということですね。導入後の効果はいかがでしたか?
酒井様:課題がはっきりしていましたので、効果が出るのも早かったですよ。最初にお話ししたデータ抽出からグループウェアへのアップロードの業務については年間70時間の削減で20万円の効果がありました。次にお話しした売上報告業務については80店舗分で年間7,000時間の削減と試算しています。数字で評価できることはもちろんですが、特に週末等に行う作業を大幅に削減できたことで、メンバーの心理的負荷を減らすことができたという実感があります。
「業務が人に依存しないように」といったお話がありましたが、こちらの状況について教えていただけますか?
酒井様:これまで常態化していたエクセルファイルの作成ルールやメンテナンス方法のブラックボックス化の多くは解決することができました。また、システム化したことで部署ごとのローカルルールのようなものを横断し、統制をかけることにも成功しました。一見地味に見えますが、今後の変化に耐えうる、より盤石な基盤作りに寄与できたのではと自負しています。
導入担当者として「今」効果を出すことも重要ですが、会社全体の未来や社内の若いメンバーのことを考えると、「将来のために」負債となるような障害は取り除き、畑を耕し、種をまいておく、そんなことも地道に続けていかなければと思っています。

次の展開

経理や管理会計に関わる部分については今回大きな変化があったとのことでしたが、それ以外の部署や業務などでも、xoBlosは活躍できますでしょうか?
酒井様:そうですね。私自身もセミナーなどに参加したり、サポートの方との250通を超えるやりとりで色々なことを吸収してきたので、それは是非進めていきたいです。
現在検討している分野としては「人事評価」です。多くの会社でも苦労されているかと思いますが、当社は働くメンバーも多いので、そこをいかに効率化できるか、また重要な分岐点を迎えているように思います。
ただ、一つのシステムに固執しすぎるのではなく、あくまでもシステムと業務の全体最適が欠かせないという考えは持っています。
業務によってはある期間を経て、xoBlosを卒業することもある、というイメージでしょうか。
酒井様:完全に標準化でき、固まったものは必要に応じて、システム化することもあるかもしれません。これはまだまだ遠い未来の話ではありますが…xoBlosがあったからこそ、こんな検討も出来るようになりました。

xoBlosとは

酒井様にとって、xoBlosとはどんな存在でしょうか。検討されている会社様へメッセージをお願いします。
酒井様:xoBlosが無ければ、経営陣が求める会社の変化スピードに業務改革が追い付くことは難しかったと思います。率直に、xoBlosは今の自分になくてはならない存在となっています。他にもっと安価なシステムもありますが、xoBlosは買って後悔させない、実力のあるパートナーになり得る存在です。安心してください。
インタビュー後記
名古屋駅のお土産屋さんで大人気の会社様のバックオフィス業務がこれほどまでに革新的でアグレッシブとは想像ができませんでした。人気の秘訣はここにあり!と納得しっぱなしの事例取材となりました。
酒井様、ご協力いただき誠にありがとうございました。
今後ともxoBlosをよろしくお願いいたします。

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