導入事例

行政事務の効率化を目指し xoBlosを導入予定
78時間かかる集計作業を わずか7時間へと劇的短縮

  • 官公庁、公的機関、団体
渋川市役所 様
渋川市は、日本そして群馬県のほぼ中央部、雄大な関東平野の始まる位置にあたり、古くから宿場町、交通の要衝として栄えてきました。利根川、吾妻川の豊富な水資源を活かした工業や、赤城山、榛名山などの山地の開拓による農業のほか、名湯・伊香保温泉をはじめとする観光を主要産業としています。 https://www.city.shibukawa.lg.jp/
木村毅 様・星野幸也 様
インタビュー掲載日:2020年03月03日
POINT
  • 78時間の作業がわずか7時間、作業工数が1/10以下に
  • 手作業で提出していたアンケートをメール送信できるようにし、集計を自動化
  • 効率化だけでなく職員の意識改革にも貢献
ゾブロス使用業務
全職員約700名アンケート
課題
  • 手作業のアンケート提出(指定用紙にPCもしくは手書きで記入し、封に入れて提出)
  • センシティブな情報を含むため複数人で作業ができず、78時間もの作業工数がかかっていた
効果
  • 各種データをセットし、一括でアンケートフォーマットをメール送信、メールでアンケートを提出できるように
  • 返信アンケートを集約処理で自動で一覧化。提出・未提出の状況も一目で確認できるように。クリック操作一つで印刷、ファイリング準備まで整う。
xoBlosを選んだ理由
PCを使う業務全般に対応できるツールよりも、Excel®業務に特化したツールを使ったほうがよいとアドバイスを受け、Excel®のマクロ機能、RPA、xoBlosを比較検討

"RPAはExcel®以外のアプリやソフトウェアを動かせるものの、自動化プログラムを作成し安定稼働させるまでの工数が非常にかかりますし、専門的なスキルも必要となります。その点xoBlosはITに詳しくない職員でも使いやすいツールですし、庁内にExcel®を使用する業務が数多くあるため、効率化の効果が出やすいと判断しました。"
メッセージ
  • "以前のやり方に戻すことはとても考えられないほど、効率化のインパクトは大きなものでした。"
  • 現状の業務プロセスを可視化する中で、業務を見直す視点が芽生えてきた。
  • ”業務効率化だけでなく、意識改革の良いチャンスにもなるxoBlosは、多くの自治体にお薦めできるツールだと思います。”

INTERVIEW

自治体の業務にフィットする
xoBlosで行政事務の効率化を目指す

どのような経緯でxoBlos(ゾブロス)の導入をお考えになったのでしょうか。
 情報化社会の進展に伴い、渋川市もITを積極活用して、行政サービスの向上や効率化を図ろうという取り組みが平成19年に始まりました。平成30年には「渋川市情報化推進基本方針」を策定し、翌平成31年には「渋川市情報化推進実施計画」を定め、“行政事務の効率化の推進”を目標に掲げました。具体的にはAIやIoT、RPAを活用して行政事務を効率化するというものです。この動きが今回のxoBlos導入に繋がっています。
RPAではなく、xoBlosを選ばれたのはなぜでしょうか。
 当初はRPAの導入を検討していましたが、人事課の業務をベンダーの方に詳しくヒアリングしてもらった結果、「Microsoft Excel®を使用する業務プロセスが非常に多い」という指摘を受けました。そして、業務効率化を行う上では、RPAのようにPCを使う業務全般に対応できるツールよりも、Excel®業務に特化したxoBlosのようなツールを使うほうが職員の取り扱いも容易で、成果が出やすいのではないかとアドバイスいただきました。
 そこであらためて、Excel®のマクロ機能、RPA、xoBlosの比較検討を行いました。まずマクロは詳しい職員が異動でいなくなると途端にメンテナンスができなくなるというデメリットがあり、実際に庁内でもそのような問題が発生していました。RPAはExcel®以外のアプリやソフトウェアを動かせるものの、自動化プログラムを作成し安定稼働させるまでの工数が非常にかかりますし、専門的なスキルも必要となります。その点xoBlosはITに詳しくない職員でも使いやすいツールですし、庁内にExcel®を使用する業務が数多くあるため、効率化の効果が出やすいと判断しました。

膨大な転記作業を伴う、職員向けアンケート
集計作業を効率化したい

xoBlosの利用方法をお教えください。
 人事課では年に1回、全職員約700名を対象に異動の希望や、職場への要望を募る職員調書というアンケートを実施しています。この職員調書の集計業務にxoBlosを利用しました。
 以前のアンケートは指定用紙にPCもしくは手書きで記入し、封に入れて提出してもらうものでした。人事課ではこれを1枚1枚チェックし、700件超の内容を別のExcel®に転記し、人事異動の参考資料とするためファイリングまで行っていました。
 「職場への要望」「希望する異動先」など、記述式設問が多いため転記量は膨大になります。また、センシティブな情報を含むため作業を行うのは人事課で1人だけ、内容が内容なのでデスクに広げて作業するわけにもいかず、人がいない夜間や会議室にこもって作業をする必要がありました。試算したところ、職員調書の集計業務に78時間もの作業工数がかかっていました。

78時間の作業がわずか7時間に!
以前のやり方にはもう戻れない

xoBlosを利用した結果、この作業はどのように変わりましたか。
 ベンダーの協力を得て、まずは現状のアンケートフォーマットをxoBlosで集計できる形に改修しました。次にメールアドレスや生年月日など職員個人データをxoBlosにインポートし、xoBlos経由でアンケートフォーマットに各職員の個人情報をあらかじめセットするようにしました。これを各職員に向けて一括メール送信する作業もxoBlosから実行します。
 メールが返ってきたら添付ファイルを所定フォルダに保存し、xoBlosで集約処理をかけます。すると、アンケート内容が自動で一覧化され、提出・未提出の状況も一目で確認できるようになります。
 最後はこれを印刷してファイリングするのですが、xoBlosから一括印刷できるようベンダーに拡張アプリを開発してもらいましたので、クリック操作一つでファイリング準備まで整います。
 78時間かけて行っていた作業は、xoBlos導入後7時間に短縮されました。以前のやり方に戻すことはとても考えられないほど、効率化のインパクトは大きなものでした。

xoBlos導入は効率化だけでなく
職員の意識改革にも貢献する

xoBlos導入時に苦労したことはありましたか。
 今回のxoBlos利用は実証実験的な意味合いもあり、新プロセスの策定、新フォーマットの作成、xoBlosの設定など導入作業のほとんどをベンダーに代行してもらいました。すでに設定されたxoBlosを扱う分にはものすごく簡単で、苦労することはほとんどありませんでした。また、xoBlosはすでにあるクライアントPCにインストールして利用しているので、導入に伴う新たな設備投資も必要ありませんでした。ITを活用した新しい取り組みがここまでスムーズに行えるのはとても珍しいことだと思います。
今後の方針や展開についてお教えください。
 人事課での実証実験でxoBlosの効果が確認できたので、今後はこれを別の課、別の業務にも広げていきたいと考えています。すでに業務ヒアリングに入っている案件もいくつかあると聞いています。私たちが想像する以上に、Excel®を使用する事務作業は庁内にあふれているので、効率化の効果はこれからもっと期待できるのではないかと思います。
 ただし、そのようにxoBlosを広めていく場合、すべての作業をベンダーに依頼するわけにはいかないので、自分たちでxoBlosのスキルを身に付けていくことも今後必要になっていくと思います。
最後に、xoBlosの利用に興味がある自治体様向けにメッセージをいただければと思います。
 xoBlosを使い業務を効率化するには、まずは現状の業務プロセスを可視化する必要があります。その過程の中で「この処理はそもそも行う必要があるのか?」と業務を見直す視点が私たちに芽生えてきました。自治体はとりわけ「例年通り」で仕事が進みがちな組織なので、業務効率化だけでなく、意識改革の良いチャンスにもなるxoBlosは、多くの自治体にお薦めできるツールだと思います。
78時間の作業工数をわずか7時間に短縮したxoBlosの利用例
渋川市様のxoBlos導入プロジェクトは、情報政策課主導のもと、人事課のみなさまの協力を得て推進されました。

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